Standardowe klauzule umowne, znane również jako standard contractual clauses (SCCs), stanowią kluczowy instrument prawny umożliwiający legalne transferowanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Ich rola w dzisiejszym, globalnym świecie cyfrowym, gdzie dane przepływają między kontynentami z niebywałą łatwością, jest nieoceniona. Stanowią one pomost między rygorystycznymi przepisami o ochronie danych osobowych obowiązującymi w Unii Europejskiej, przede wszystkim w Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO), a potrzebą korzystania z usług firm zlokalizowanych w krajach trzecich, które nie zapewniają porównywalnego poziomu ochrony.
Czym są standardowe klauzule umowne?
Standardowe klauzule umowne to zestawy gotowych do użycia postanowień umownych, które zostały opracowane i zatwierdzone przez Komisję Europejską. Są one zaprojektowane tak, aby zapewnić odpowiednie zabezpieczenia w przypadku transferu danych osobowych do krajów trzecich, w których nie obowiązują unijne przepisy o ochronie danych lub gdzie nie stwierdzono odpowiedniego poziomu ochrony. Ich celem jest zagwarantowanie, że dane osobowe przekazywane poza EOG będą nadal chronione zgodnie z zasadami RODO, w tym poprzez zapewnienie praw osób, których dane dotyczą, oraz nałożenie obowiązków na eksportera i importera danych.
Dlaczego potrzebujemy standardowych klauzul umownych?
Potrzeba stosowania standardowych klauzul umownych wynika bezpośrednio z zasad transferu danych poza EOG, określonych w rozdziale V RODO. Artykuł 44 RODO stanowi, że transfer danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić tylko wtedy, gdy państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa zapewnią odpowiedni poziom ochrony. W sytuacji braku decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, transfer może nastąpić, jeśli zainicjowano odpowiednie zabezpieczenia, a wśród nich wymienia się właśnie standardowe klauzule umowne. Bez nich wiele firm prowadzących działalność międzynarodową, a także korzystających z zagranicznych usług w chmurze czy narzędzi marketingowych, stanęłoby przed problemem legalności przetwarzania danych swoich klientów.
Ewolucja standardowych klauzul umownych i ich znaczenie
Historia standardowych klauzul umownych jest ściśle związana z wyrokami Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w szczególności z tzw. wyrokiem w sprawie Schrems II. Ten kluczowy wyrok z lipca 2020 roku zakwestionował ważność poprzedniego mechanizmu transferu danych, znanego jako Privacy Shield, i nałożył dodatkowe obowiązki na eksporterów danych. W odpowiedzi na te zmiany, Komisja Europejska przyjęła nowe standardowe klauzule umowne (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914 z 4 czerwca 2021 r.). Te nowe klauzule są bardziej kompleksowe, lepiej dostosowane do obecnych wyzwań i uwzględniają wymogi wynikające z wyroku Schrems II, w tym konieczność przeprowadzenia oceny wpływu transferu na ochronę danych (TIA – Transfer Impact Assessment).
Jak stosować standardowe klauzule umowne?
Stosowanie standardowych klauzul umownych nie jest jedynie kwestią ich włączenia do umowy. Wymaga ono dokładnej analizy sytuacji faktycznej i przeprowadzenia wspomnianego TIA. Eksporter danych musi ocenić, czy prawo kraju trzeciego, do którego dane są transferowane, nie narusza godności ochrony danych wynikającej z SCCs. Jeśli ocena wykaże potencjalne zagrożenia, eksporter musi wdrożyć dodatkowe środki zaradcze, które mogą mieć charakter prawny, techniczny lub organizacyjny. Mogą to być na przykład silne szyfrowanie danych, anonimizacja lub pseudonimizacja, a także zobowiązania umowne ze strony importera danych.
Rola importera i eksportera danych w procesie
Zarówno eksporter danych (zwykle europejska firma lub jej przedstawiciel), jak i importer danych (firma spoza EOG) mają swoje obowiązki wynikające ze standardowych klauzul umownych. Eksporter jest odpowiedzialny za zapewnienie, że transfer jest zgodny z prawem, a dane są odpowiednio chronione. Importer zaś musi przestrzegać postanowień klauzul, informować eksportera o ewentualnych żądaniach ze strony organów publicznych dotyczących dostępu do danych oraz współpracować przy przeprowadzaniu oceny wpływu transferu. Solidarność odpowiedzialności między stronami jest kluczowa dla skuteczności tego mechanizmu.
Standardowe klauzule umowne a inne mechanizmy transferu danych
Choć standardowe klauzule umowne są najczęściej stosowanym mechanizmem transferu danych poza EOG, istnieją również inne podstawy prawne. Należą do nich m.in.: decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony (wydawane dla krajów trzecich, które zapewniają porównywalny poziom ochrony, np. dla Kanady w sektorze komercyjnym, czy dla Wielkiej Brytanii po Brexicie), wiążące reguły korporacyjne (BCRs) dla transferów w ramach grupy kapitałowej, a także jednorazowe zgody osoby, której dane dotyczą, lub inne, specyficzne wyjątki wymienione w RODO. Wybór odpowiedniego mechanizmu zależy od konkretnej sytuacji i rodzaju przetwarzania danych.
